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人力资源管理类论文 浅谈沟通在人力资源管理中的枢纽作用

2018-11-23 11:37:50来源:组稿人论文网作者:婷婷

  摘要:信息是组织能够有效运行的基础,但要实现信息的传递和理解则需要沟通。如今,沟通已经渗透于组织管理的各个方面,有效的沟通对于任何组织的高效运转都是尤为重要的。管理者是否为一个良好的沟通者,主要取决于对管理沟通的正确理解。很多因沟通冲突所引起的悲剧事件的根源就是在于管理者不了解完整意义上的沟通过程是如何开展和进行的。在沟通过程中有些事情是需要避免的,而作为组织的管理者正是要学会运用沟通技巧,是最基本的能力。

  关键词:信息 有效沟通 人 管理

 

  管理沟通是一门科学,也是一门艺术。管理的艺术性更多的体现在管理沟通,这也是管理者情商和智慧的集中表现。对于沟通,不同的人会给出不同的定义,有些人会认为沟通就是人与人之间的信息传递,是由信息发出者向信息接受者发出信息并被理解的过程。也有人认为沟通中所传递的信息是指被理解的信息而非发出的全部信息。其中包括了一些外部因素导致的沟通失败,如冲突,过程,方式,听众,意图等。同时企业作为一个有机运行体,信息是支撑其有效运行的基础,管理沟通的最佳效果就是使企业拥有良好的信息循环系统。目前管理沟通问题已经成为很多企业的困扰,成为企业内部消耗的主要原因之一,其实质则是管理者的领导能力不足的表现。

  一 管理沟通的冲突

  冲突的本身是一个知觉问题,即冲突必须被双方感知到。在管理沟通中若一方的言语或行为使对方感到压迫和不利就会导致沟通冲突。我们可以从政治学,社会学和管理心理学三个角度分析冲突,政治学所指的是“在组织活动中人类为达到不同的目标和满足自身的利益所做出的某些形式的斗争”社会学角度来说,冲突是“两个或两个以上的人或组织之间直接的或公开的斗争,彼此了解对方的敌对态度和行为”管理心理学则是指“两个利益组织的目标相互对立并互相排斥,所引起的心理上的矛盾障碍”所以当人们没有意识到冲突时,往往会觉得没有冲突。

  在管理沟通中,冲突是人与人之间或组织与组织之间有效沟通的障碍,在正面沟通的过程中双方会对建议和想法予以保留,导致组织工作低效或脱节,信息在传递过程中严重扭曲,产生“信任危机”,小道消息盛行。冲突会在某一个阶段以不同的形式表现出来,也会以一种形式在不同阶段重复地出现多次。

  二 管理沟通的过程

  首先管理者要明确信息内容和传递的目的做出科学合理的设计,其中需要注意的有七个基本要素,即信息发出者,信息,编码,媒介,解码,信息接受者和反馈。首先发出者对信息进行编码,使其转化为信号,然后通过媒介进行传递,再由接受者解码将信号转译成信息,并最终将信息反馈给发出者的过程。

  信息源

  作为信息源的发出者要对客观环境下的客观信息进行分析和编码,使其成为可以被传递理解的有效信息。要注意的是发出者不得加入自己的主观色彩,这样会造成信息扭曲,这是很考验管理者的思维和表达能力,就像如果一个才华横溢的老师没有良好的表达能力将自己的本领教授给学生一样。管理者不止是一个倾听者,更是一个会“说话”的人。

  媒介

  在管理沟通中媒介不止局限于书面形式中的邮件,书信,通知等。还包括口头形式,在口头形式中“人”是最主要的媒介,在口头传递信息时,说话者的情绪,面部表情,肢体动作或语气都可能会对信息造成影响。但这也是口头形式的优势所在,面对面交流更利于沟通双方情感和观点的传递。需要注意的是无论用哪种方式传递信息,都可能会出现失真现象。

  解码

  解码与编码是相互对应的。在解码时,信息接受者通常会根据自身技能,观点态度,知识和文化程度对信息进行处理并翻译成自身能够理解的形式。

  反馈

  当接受者完整的解码信息后要将信息反馈给发出者,目的是为了确认信息是否传递成功,以及确认信息是否为发出者的原本意图,同时帮助接受者进一步理解信息内容。

  三 管理沟通的方式

  1.自我沟通

  自我沟通是自我调节的过程,通俗的说就是自己与自己的对话。我们可以通过独立思考,自我反省,自我肯定,自我认知主动地消除负面情绪,使自己时刻拥有积极乐观的情绪以及理智清醒的心态。自我沟通是适用最高的沟通方式,它可以随时随地进行,不需要他人配合,是单方面的行为。古人云“吾日三醒吾身”说的就是自我沟通方式,人们可以通过自我沟通更加深刻地了解信息本身。如果我们可以学会充分的自我沟通,那么就不会轻易地被困难所击败,就算遇到棘手的问题,也能及时地通过了解自身的不足找到解决办法。

  倾听

  管理者一定是一个好的倾听者,他们会用耳听,用眼观察,用嘴提问,用脑思考,用心感受。这是一种有意识的心理活动,积极主动地站在倾诉者角度思考问题,搜寻有效信息。倾听要在一个放松的状态下进行,倾听者要身心投入,精力集中,有时要适度保持沉默,安静地听他人倾诉,在过程中要注意观察其非语言行为信息,因为当非语言信息与语言信息相矛盾时,往往非语言信息会更加可靠。

  3.非语言沟通

  非语言沟通包括非语言性反应和物理环境特点,它完全会影响到语言沟通的过程和最终结果。举一个例子,用心的安排交谈环境往往会事半功倍,沟通时入席的座位,办公室的大小,室内陈设,谈话者喜好的把握这些非语言信息都是沟通成败的关键,正所谓“无声胜有声”非语言沟通可以帮助确定讲话者是否有诚意。人往往是在越熟悉的环境下表现得越自然,所以在管理沟通时,为了达到获取更多信息的目的,管理者要尽量将沟通环境安排在符合交谈内容的环境。

  会议沟通

  会议沟通在管理工作中起着十分重要的作用,它是参与决策的方式,也是交流信息的主要手段。有资料表明,好的管理者参加会议的时间是其工作时间的三分之一之多。由此可知,会议开得好坏直接决定着管理效能的高低。会议沟通并不是管理者单方面的信息输出,而是全员参与的信息沟通,通过组织成员的信息反馈,了解信息传达的有效性,并及时发现问题,解决问题。当然,在会议沟通中,安排参加会议人员也是有技巧的,比如对于任何事都持绝对服从态度,没有独立想法的人身上获取的反馈信息是毫无意义的。

  危机沟通

  危机往往是突发性的,不可预测的,可以对组织本身造成有形和无形的破坏,并且危机事件往往是独一无二的,也就是说,管理者无法通过从之前的危机中总结出的具体经验教训来处理新出现的危机。危机沟通考验管理者在紧急情况下的随机应变能力,判断力,决策能力和前瞻性。当危机发生时,管理者要以行之有效的措施进行及时有效的沟通,以缓解并消除组织内部成员的恐慌,悲哀或愤怒等情绪。一个合格的危机管理者应具备如下的素质:(1)能够灵活的应对各种各样的复杂情况,敢于面对挑战。(2)语言表达能力强,善于沟通和倾听。(3)在组织中拥有权威。(4)善于运用非语言沟通,热情富有爱心。(5)在巨大压力下依然能保持冷静和理智的思考。(6)精力充沛,能够长时间连续工作。

  6.压力沟通

  常言道:人没压力轻飘飘。在如何看待压力的问题上,可谓是仁者见仁,智者见智。在管理沟通中压力沟通是缓解组织状态的最好方式,在组织工作中人们的压力主要来源于上级对下级的压力,自己给自己的压力。适当的压力能够提高工作效率,人会产生满足感。但另一方面,过多的压力会使人产生焦虑,紧张和重压的感觉,导致效率低下甚至对身心健康产生负面影响。压力沟通应该成为管理者的一项基本技能。

  网络沟通

  在网络时代,信息被飞速地传播,这种方便快捷的沟通方式被普遍使用。人们不再受地理位置,国界,时差等因素限制。随着因特网和E-mail的普及,人们越来越依赖于这种新科技传递信息。网络沟通给人们带来更多的好处,如节省时间,金钱和精力。人们不再为一个异地会议在路上耗费时间和精力,花费昂贵的交通费,通讯费,只需打开电脑,连接网络,就能够完成及时的线上沟通。网络沟通的出现给管理模式带来了深刻的影响。

  四 管理沟通的策略

  要想做好人际沟通和群体沟通,首先必须做好自我沟通。提升自我沟通能力主要包括五个方面,即自我认知,自我暗示,自我激励,自我调适,自我超越。只有正确客观地认识自我才能看清自己的追求,了解自己的真实能力,同时积极的自我暗示有助于激发自身的潜能,能够引导自己走向成功。这就好比,如果你撞上了墙,不要转身放弃,要想办法爬上去,翻越它,或者绕过去。生气的时候,先数到十再开口说话;如果很生气,就先数到一百。快乐来自能深切地感触,简单地享受,自由地思考,勇于挑战生活和被他人需要。作为组织管理中的上级应制定适当的组织目标,及时观察了解组织成员的压力状况。作为组织成员自身,要学会让自己在适当的压力下前进,不会被过高的标准压得喘不过气来。为了能够有效地处理危机,组织成员需要具备良好的心理素质,并掌握管理沟通的知识和技能,这些都需要适当的培训。在管理沟通技能培训中,情景模拟训练是较常用的一种方式。既可以提升成员之前的沟通意识,也可以帮助成员之前相互合作学习的能力。管理沟通中最基本的策略就是诚信至上,人们要对自己说过的话和做过的事情负责,为人处世,诚信最重要。无论是以哪种方式进行的管理沟通,都要互相坦诚,不能因一己私利造成对组织或个人带来危害的情况。如果一个团队内部缺乏沟通,那么作为管理者是有很大责任的。具备良好的沟通能力是管理者的基本素质,同时沟通也是管理工作的基本内容。英国管理学家咸尔德说:“管理者应该具有多种能力的能力是有效沟通。”管理者应该根据组织的实际情况,创建适用的有效沟通方法,对每位成员对症下药。

  随着社会的不断发展,人们越发深刻地认识到人力资源管理在企业管理中的关键性作用,有效沟通可以保障企业正常运转和持续发展。沟通不仅是人力资源管理中的枢纽,也是企业管理中的重要工具,更是各级成员有效工作的基础与信息桥梁。未来的竞争将是管理的竞争,竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其与外部组织的有效沟通。沟通是管理的灵魂,有效的沟通决定着管理的效率。但要真正实现有效沟通并非轻而易举,需要单于沟通者双方付出努力。未来的社会将是一个学习型社会,对于处在这样一种特殊形态环境下的组织而言,有效的管理沟通变得更加重要。

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