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领导学论文 从与领导的相处看秘书语言表达

2018-12-18 10:31:08来源:组稿人论文网作者:婷婷

  摘 要: 秘书岗位是与领导岗位相伴而生的,有了领导才有秘书的存在。秘书经常需要与领导进行沟通或交流,因此需要有很强的语言表达能力。秘书与领导的相处好坏事关领导工作的开展和秘书工作的成败。秘书掌握好与领导相处的语言表达技巧就显得尤为重要。

  关键词:秘书;领导;语言表达

领导学论文 从与领导的相处看秘书语言表达

  秘书在工作中常常需要和领导打交道,秘书就是领导的左膀右臂,这也就决定了秘书为了高质量完成工作必须要与领导多多沟通交流。那么秘书与领导相处的语言表达就显得更为重要了。俗话说的好:好人出在嘴上。一个称职的秘书,一定是会说话的秘书。如果一个秘书的语言表达能力差,容易与领导之间产生隔阂,不利于配合领导展开工作,那么就会影响着秘书与领导的关系,影响着秘书本身职业的发展,更影响着秘书工作的成与败。综上,秘书工作者要掌握好与领导相处的语言表达,才能更好的完成秘书工作。

  秘书与领导相处的语言表达按照两人所处的语言环境,可以分为日常工作中相处的语言表达和工作之外相处中的语言表达。下面我们从秘书与领导相处所在的语言环境这两方面具体入手,看秘书的语言表达。

  日常工作中相处的语言表达

  (一)注意时间、场合

  秘书与领导日常工作中相处的语言表达要注意时间和场合。这个时间,要挑领导高兴的时候或者空闲的时候,最好不是领导心情不好或者忙碌的时候。当一个人心情愉悦时更容易接受别人的话语,而当一个人烦闷时可能什么都听不进去。比如向领导汇报什么事,尽量选择在上班一个小时后,刚上班和将要下班时尽量不要去麻烦领导。挑领导不是特别忙的时间,更容易营造一个相对轻松的交流氛围。但如有紧急事项需立刻向领导汇报,比如:工作计划发生了变化,有重要的检查,出现了工作事故等,秘书需要立刻向领导汇报说明情况。这个场合,尽量要挑领导一个人在的场合,有第三人在场会影响秘书进言的成效,也不利于工作的保密。在办公场合,就说关于工作方面的话,尽量不要说与工作无关的话,保持自己的职业操守。

  (二)注意态度,用语礼貌

  秘书和领导工作中相处的语言表达,态度和用语礼貌是很关键的。态度要真诚质朴,需要站在领导的角度上去思考自己的语言,和领导讲明事情脉络,让领导从心底里觉得你的进言是为他着想,为工作着想。真诚就是真实诚恳,用真心诚意打动领导,质朴就是朴实淳厚,不做作,语言自然。用语礼貌方面,比如对于领导的称呼,可与单位其他人保持一致,尊重单位的习惯。尊重是相互的,只有你尊重领导,领导才能尊重你。当看到领导时,需要问好,如果相隔较远,可以注视微笑示意,显示对其的尊重。

  (三)注意简练准确

  领导的时间是宝贵的,你的工作时间也是宝贵的,这就要求和领导相处的语言表达要简练,有主次,更要表意明确。“表意明确:即说的话让领导一听就明白,在语言组织的过程中力求层次清楚,上下句衔接自然、协调。”准确,不仅是指语言内容的准确,还有发音的准确。秘书的发音尽量选用普通话,不能含含糊糊,要吐字清晰,让领导能够准确的听清你说的话。音量要适中,不大不小。语速同样也要适中。语气要温和,不能唯唯诺诺。即使工作中遇到了挫折,语调也不能阴阳怪气。

  如要向领导汇报工作,可以事先整理好材料,想清楚自己要说的话,分清主次,理顺逻辑,最后再核对好汇报中的各项数据力求准确无误。汇报时可先说事情结果,再说原因。

  (四)注意适当赞美

  赞美不一定意味着溜须拍马,阿谀奉承。适当的赞美可以拉近秘书与领导的关系,可以激励领导和秘书工作的开展。秘书工作者可以根据时间,场合等对领导进行适当赞美。赞美的时间,是指赞美领导的时机,是工作开始谋划时,还是工作顺利完成时。“赞美的场合是指赞美领导时是选择领导在场时当面直接赞美上司,还是选择领导不在场时,向同事或其亲近之人间接赞美领导的种种才能与工作魄力。”

  赞美还需要真诚,要多观察发现领导身上的优秀品质。赞美的事情需要符合客观实际情况,这样领导也更容易接受,只有真诚的赞美,才能起到积极的作用。赞美需要有一定时效性,领导取得了什么荣誉,获得了什么成功,在得知消息向其祝贺时,就要进行适当赞美。赞美的话语要别出心裁,千篇一律的赞美会让人审美疲劳,再多的赞美也成为了敷衍。例如,当你完成某项工作,找领导汇报时,可以适当说明领导组织协调有方或者指导鼓励好等。

  (五)注意倾听,随机应变

  秘书在与领导相处的过程中要观察了解领导的工作方式、工作习惯,注意倾听,特别是交办任务时,要细听,听准。有效的倾听是达到良好沟通效果的基石。倾听时要注视领导,并配以点头或思索。领导往往有时心口不一,需要通过长时间的接触,去发现领导的真实意图,随机应变。对于随机应变能力的提高,需要秘书平时的知识积累和对领导的观察,再有就是说话语速要慢,留时间给自己思索下一步该怎么做。领导群体内部也会有矛盾的出现,作为秘书工作者就需要注意倾听,随机应变。就像下面这个例子:小于是一位从业多年的总经理秘书,深得总经理信任。公司里有两位副总刘某和赵某一直不睦,常常明争暗斗。一天,小于送材料去刘总办公室,敲门进去之后,发现赵总也在,而且这赵总还一脸不悦,感觉两人可能刚刚经历了一些争执。小于连忙说道:“对不起,我一会再过来。”刘总一把拉住了小于:“小于你先待一会,听听我们两个的意见哪个更有道理。”小于马上说道:“对不起,刘总,赵总,你们先聊着,总经理那边还有急事让我去办,我就先走了。”说完,小于退了出来。小于其实随机应变的撒了一个小谎,总经理并没有急事让他去办,但这个善意的谎言避免了小于作为一个秘书的尴尬,回避了两位领导的敏感事务,缓和了气氛。

  (六)注意逻辑,善用论证

  秘书的语言表达有逻辑,善于运用论证,能让领导更容易理解秘书的工作汇报,听取秘书的意见。语言表达如何有逻辑呢?首先,要张嘴大声说话,这样才能字正腔圆。其次,要给话语加上逻辑的外衣,如:第一,第二,第三;首先,其次,再次,最后;时间,地点,起因,经过,结果;发现问题,分析问题,解决问题。再次,要清楚自己想要表达什么。最后,想一想自己为什么要进行这样的表达。常用的论证方法主要有:举例论证(通过列举具体事例来论证,使论证更加具体,更有说服力),道理论证(通过引用名言警句、成语等讲道理的方式去论证,更容易理解),对比论证(将一个事物的正反两面或者是两个事物之间加以比较来论证)。运用论证需要善于观察领导工作,加强自身知识积累,结合实际情况。

  二、工作之外相处中的语言表达:

  把握分寸,及时调整

  1.不宜过分倾吐

  一些秘书为了表现自我,在工作之外和领导的交流中,常常自顾自的滔滔不绝,忽略了领导的感受。就像下面这个例子:秘书小张逛超市在门口碰见了拎着东西的领导,小张很热情的上前和领导打招呼,并和领导站在超市门口闲聊起来,小张提及了和其他部门工作时的一些烦心事,吐糟了好一阵,领导逐渐失去了耐心,和小张微笑致意离开了。小张遇到领导热情打招呼这是正确的,但其过分的倾吐不快,忽略了领导还拎着东西,最终给自己和领导都带来了尴尬。如果秘书想把握分寸,就不宜过分倾吐,让交流在你一句,我一句的和谐气氛中进行下去。

  2.不知真相,不宜乱说

  当今是信息爆炸的时代,各种各样的信息满天飞。一些秘书不管信息真假,觉得新鲜就作为谈资与领导私下分享,这会让领导觉得秘书的辨别能力和修养欠缺。遇事要多思考,努力提高明辨是非的能力。对于难以区分的信息,宁可不说,不做谣言的传播者。

  3.隐私问题不宜涉及

  有些领导私下会询问一些秘书的私人问题,比如有没有对象啊,这些个问题可能是领导关心秘书的表现,也可能是一些领导对秘书的图谋不轨,对于秘书不想回答的私人问题,可以一笑而过,转移话题,或者敷衍一下。同样的秘书不宜主动过问领导的隐私,侵犯领导的心理边界,这有失礼貌,也会让一些关系没那么近的领导感到别扭尴尬。秘书需要控制好自己的好奇心,尊重领导的隐私,也保护好自己的隐私。

  4.没把握的话不宜说

  作为秘书工作者,说话严谨是其必备的素质。在工作之外,秘书与领导的相处中,语言同样要谨慎,对于自己力所不能及的事情不可逞能,对自己没做过的事不要吹嘘做过。没有把握的话不宜说,这样当说过的话真的找上门来,自己也不会无法应对。这样久而久之,领导也会觉得你是个踏实,值得信赖的人。

  态度从容,切忌奉承

  1.说话要有底气

  秘书与领导在工作中虽然是上下级关系,但在工作之外,都是平等的人。秘书和领导私下交谈时,要有自信,不要因为交谈对象是领导而产生距离感。要想说话有底气,还需要运用科学方法练习发声,使声音圆润动听。最后,秘书要和领导多沟通,缩短心理距离,这样说话就会越来越有底气。就像下面这个例子:秘书小李性格有些内向,平时工作中对领导唯唯诺诺,私下里遇到领导也不敢吭声,总躲着领导走。领导看到她这种情况,就找他进行了谈话,向其表明了他的内向性格可能很难改变,但确实需要锻炼表达能力,最起码工作之外说话要有底气。小李在和领导谈话过后也有些不好意思。便总在工作之外主动找到领导一起健身,久而久之,两人熟悉了,小李和领导之间的沟通也没有问题了,还得到了领导的夸奖。

  2.说话要有条理

  要想说话有条理,秘书可以放慢说话速度,既显得柔和,也会给自己留出思考下一句的时间。此外,秘书平时需要加强语言积累,可以多读书看报总结归纳其中想要表达的核心要义。最后,秘书要和领导私下沟通时 ,最好先在心里打个草稿,话要经过大脑再说出来。

  3.说话要有感染力

  说话有感染力的关键在于,秘书需要弄清楚自己要和领导说的话的感情色彩,比如秘书说的是一件高兴的事,那么就需要带上从心底里发出高兴的感觉。秘书还需要配合眼神交流,注视领导。最后,保持话语的自然平顺。

  4.奉承的话不要说

  有些秘书工作者为了个人利益,别有用心的奉承领导,私下里也是唯领导马首是瞻。这些秘书人员违背了工作原则,动摇了工作立场。也许有些领导会喜欢这样的秘书,这样的秘书也会获得一定的成功,但终会被奉承的话所累,自食恶果。而遇到刚正不阿的领导,这些秘书则将直接走向“冷宫”。奉承的话是一种谎言,是对领导的一种欺骗,秘书工作者需要杜绝这种语言表达。

  内容积极,反对低俗

  1.话题要健康

  秘书工作之外和领导相处的语言表达,话题要健康,以展现阳光向上的自我。可以谈论的话题有像书籍、音乐、电影、体育运动、经济发展、社会民生等等。对于这些话题,我们谈论时,可以对其进行展开,比如谈论某个电影,可以先谈论电影对自己的影响,还可以询问领导对电影的看法,最后再回归到电影本身。

  2.语言要积极

  人们不同的语言态度会映射人们不同的心理状态。语言积极会帮助人们向积极的方向思考,更容易使人们心境开阔,获得想要的结果。秘书的聊天的语言积极,方能坚强其意志,振奋其精神,唤起其斗志,也能使领导感受到这份积极向上的态度。

  3.抵制低俗语言

  当前我国社会各种低俗趣味泛滥,也带来了各种低俗语言。这是对我们社会主流文化的冲击,一个秘书工作者作为这个社会普通公民的一份子在私下里领导沟通时,更应坚决抵制低俗语言。如果领导使用了低俗语言,我们应含蓄而礼貌的指出其不妥。

  总之,秘书与领导在工作中相处的语言表达和工作之外的语言表达都需要从用语礼貌和态度方面入手,不同的主要是内容方面,工作中就谈工作的事,工作之外就尽量不提工作。

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