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医院档案管理论文 新形势下提高医院人事档案管理的重要性及对策

2018-12-21 15:51:17来源:组稿人论文网作者:婷婷

  【摘要】科学而又合理的档案管理可以提高医院的管理水平,促进医院其他工作的顺利开展。由于档案管理是一项需要长期坚持下去的工作,花费时间较长却不能及时获得经济效益,因此,很多医院并不重视对人事档案的管理工作,这直接影响了医院档案管理的整体开发和提升。本文通过分析医院人事档案管理的重要性及存在的很多缺陷,从而提出相应的解决方法,进而促进医院整体工作的良好发展。

  【关键词】档案管理;人事档案;科学管理

医院档案管理论文 新形势下提高医院人事档案管理的重要性及对策

  医院人事档案是医院档案管理工作的重要一部分,人事档案能够全面反映个人的基本信息、家庭情况、学习经历、培训经历、专业素养、社会关系、劳动关系以及在医院的工作成绩、业务能力等方面的具体情况。它是医院进行人事关系调整、组织选拨人员、个人绩效考评以及开展好各项工作的前提和基础,所以,医院人事档案管理对医院的进步和发展具有重要的作用。但是由于人事档案并不能给医院带来直接的经济效益,常常被医院的管理者或领导所忽视。在当前的人事管理中,还存在很多的问题,人事档案管理还需做好信息化、规范化以及现代化等方面的工作,才能全面提高医院的人事档案管理水平。

  一、医院人事档案管理的重要作用

  人事档案是医院人力资源管理工作的重要组成部分,它是医院进行人员管理的重要基础和依据,人事档案有利于完善医院人事制度的改革,促进医院医疗体系建设。

  (一)为人力资源管理工作提供依据

  要想了解医院的人员情况,积极开展各项医疗服务救治工作,就得及时掌握医院的人员数量和质量,这就需要通过查阅相关的人事档案,才能全面了解每位医护人员的专业能力和工作经验。因此,医院通过人力资源管理部门就能查到每位人员的学历水平、业务能力和过往工作经验等情况,在面对一些工作岗位空缺、工作调动等情况时,人力资源部门就可以通过人事档案为医院选择最适合的员工,达到人力资源管理的核心是把适合的人放到合适的岗位上,从而让每位员工充分发挥自己的价值,实现医院的人力运营成本效率最大化。

  (二)为医院制定科学的培训计划打好基础

  每年,医院为了提升员工的整体素质和专业能力,都会制定短期培训计划、中长期培训计划,以期能够提高医院的整体服务质量。但是,医院的员工众多,每个岗位所需人员的专业技能、学历水平都不同,如果在培训前不能准确了解员工的真实水平,就无法起到培训的效果。因此,通过查阅人事档案,人力资源管理部门可以提前针对员工做好调查和分组,从而根据员工的实际需求开展具体的培训,只有这样,才能在有限的时间内,做好员工培训工作,从而为员工自身长远发展打下良好基础。

  (三)人事档案是医院工作人员身份的重要凭证

  由于档案具有真实性和原始性特征,它是其他任何材料都无法替代的重要凭证,所以它有很强的法律效应。一方面,人事档案可以为医院进行选人、教学及管理等工作服务,另一方面,人事档案也为员工个人切身利益服务,而个人在办理就业、职称评审、干部选拔、出国政审、退休手续等各项证明材料时都将以档案材料的审核为重要依据。

  二、当前医院人事档案管理存在的主要缺陷

  随着医院的进步和发展,现代医院的档案工作也逐步得到改善和发展,但是,目前医院的人事档案管理仍存在很多的不足需要加以规范和完善,主要表现在以下几项:

  (一)人事档案管理意识不足

  在有些医院中,有一部分档案人员并不重视档案工作,他们认为人事档案并不重要,只是将人员的基本信息、工作经历、学习经历、培训经历以及家庭情况填写到履历表中,然后将档案封存保管就可以了 ,有的履历表中的数据甚至可以随意更改,导致档案信息的出入较大。同时,一部分医院领导对人事档案的认识不足,他们将人事档案工作归结为一般的事务性工作,因此,在平时的工作中,对人事档案的关心少、经费投入低,从而导致人事档案的基础条件较差,人员素质不高等问题。这些做法都造成档案管理工作效率低下,档案人员缺乏工作积极性,严重影响了档案管理水平。

  (二)档案管理方法不够科学

  目前,很多医院将档案管理工作归结为定时上交人员材料、归档整理、封存保管就可以了,在归档中很多仍用手填的方式,然后采用纸质归档的方法,这种传统的管理方法不利于人事档案管理的改革和发展,也不能适应现代医院的管理水平。

  (三)档案人事管理人员的素质能力不强

  当前,各大医院的人事专职档案管理人员很少,很多都是由人事科的人员或者护理部门、行政部门等转岗的员工兼职,而取得档案专业技术资格的人员更是少之又少,因此,人事档案管理人员的流性都比较强,许多人还没有熟悉或者刚熟悉就已经调换岗位,从而造成档案数量丢失、材料不明确等问题,久而久之影响了医院档案管理工作的进一步开展,使档案管理问题越来越严重。

  三、改进医院人事档案管理的主要对策

  由于医院人事档案管理对医院的整个组织关系、人员晋升、人员绩效考核等方面都有重要的影响,因此,在信息化和网络化不断发展的新时期,医院更应该改变传统的人事档案管理方式,积极转变管理理念,规范管理制度,才能提高人事档案管理水平。针对人事档案存在的主要缺陷,下面主要从强化档案人员的服务意识、提高医院人事档案人员的整体素质、提高人事档案管理方法等方面提出几个方面的改进对策。

  (一)强化档案人员的服务意识

  医院的档案管理包括人事档案、病历档案、制度档案、图像档案等各项内容,而人事档案管理工作只是医院档案管理的一组成部分,它对医院各项工作的顺利完成具有重要的作用。因此,负责人事档案管理人员要解放思想,顾全大局,要有服务意识,才能充分发挥档案的作用。首先医院的决策者要更新观念,改变以前对人事档案管理的认识,要用发展的眼光看待人事档案管理工作,将人事档案工作和其他工作一样看待,并逐步树立现代化的管理理念,将人事档案管理引入信息化管理手段,全力开拓档案管理的新阶段;其次从事档案工作的人员要积极工作,高度重视,改变以往对档案工作的认识,强化自己的服务意识。

  (二)提高人事档案管理方法

  人事档案管理工作不是普通简单的工作,要想提高档案管理工作,就要针对人事档案的工作性质和特点,找准档案管理方法,可以将精细化的管理思路和方法引入档案管理中,才能切实提高管理水平:一是加大人事档案基础投入工作,夯实基础。医院的领导要做好合理的规划和分配,要舍得投入,按照规定分配专门的档案室,档案室内要配备足够的硬件、软件设施,从而保证档案的归档工作;二是规范和完善档案管理制度,这也是开展精细化管理的基础。目前,针对医院人事档案工作规范和条例不规范的情况,医院要完善相关的人事档案管理规章制度,通过这些制度明确档案管理工作的职责、工作规范等内容,从而使档案管理工作有章可循。

  (三)提高医院人事档案人员的整体素质

  要想提高医院的人事档案工作水平,就要做到精细化管理,从各个方面提高人员的整体水平,主要可以从以下几个方面入手:一是做好人事档案管理专业人员的招聘工作。多渠道、全方位做好人才引进工作,并且将人才招聘作为常规工作,打好人才基础;二是加强对人事档案人才的培养工作。人事档案涉及的工作比较繁琐也很重要,医院要以岗位需要为前提,突出重点选择优秀的人才进行培养,可以通过鼓励人员继续学习,积极考取与人事档案相关的学历,同时,医院也要以学科建设发展的需要为条件,兼顾规划,积极邀请各大医院的权威教师来医院进行人事档案管理指导工作;三是加强岗前培训。针对有的医院不是专业档案人员管理的现状,医院要加强岗前培训,培训内容要涵盖医院的历史、发展目标、职业生涯、精神文明、相关法律规范等,从而使档案管理人员全面了解医院的各项工作重点,更好的做好本职工作,提升医院的管理水平。

  结束语:在现代信息化快速发展的新时期,医院的档案管理已经得到加强和提高,而相应的人事档案管理工作也得到发展。通过对人事档案管理工作现状的分析,可以发现在档案管理中还存在着很多的不足和问题,针对这种现状,为了提高医院的人事档案管理工作,现代医院更要全面了解档案管理工作的发展趋势,从精细化管理的角度出发,提高人事档案管理的认识、提高档案人员的整体素质,从各个方面不断规范档案管理,提高工作效率,最终促进医院的可持续发展。

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