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档案管理论文 浅谈档案的信息化管理

2018-12-20 10:15:59来源:组稿人论文网作者:婷婷

  摘 要: 随着时代的发展社会的进步,各行各业办公的信息化程度不断提高,办公自动化加快了档案工作现代化的进程,电子文件、多媒体信息资料等新型载体的不断出现和利用,传统的纸质档案管理方式根本不能满足对这些新载体的那个单管理的需求,社会对档案信息的依赖程度越来越高,需求日益增长,这就更加需要档案信息跟上时代发展的步伐,社会对各类档案管理的信息化、规范化要求也越来越高。需要档案管理人员把传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转化为数字化机读档案,用现代先进的光盘、磁盘作为档案信息存储载体,使档案传统的纸质化向数字化格式标准转变,具体就是将档案信息准确地录入计算机,建立档案数据库,在需要查询档案时直接通过计算机快速检索提供档案原件以便利用。

  关键词:档案;信息化;管理;数字化

  档案是指国家机构、社会组织和个人从事政治经济文化等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。换言之,档案也就是各社会组织、职能机构以及个人在从事各项活动自然形成的原始记录。档案的信息化管理是在档案管理活动中应用现代化信息技术,对档案信息资源进行数字化保存、管理和提供调阅服务。下面我就档案的信息化管理浅谈如下:

  一、随着社会的信息化程度不断提高,对档案管理的信息化、规范化要求也越来越高。

  档案的信息化管理需要档案管理人员把传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转化为机读档案,用光盘、磁盘作为档案信息存储载体,向数字化格式标准转变,具体就是将档案信息录入计算机,建立档案数据库,需要查询档案时通过计算机快速检索提供档案原件以便利用。为了安全考虑需要注意的是,电子档案必须要记得备份数据,设置“只读”,不能随意修改删除,最好用一次性刻录光盘加背书制作归档原件。同时,为了更加保险起见,特别重要的档案信息,电子档案与纸质档案要并存,实行“双套归档制”,以防意外丢失造成无法弥补的损失。

  档案管理中只有利用现代数字化技术建立起动态管理的档案模式,才能适应当前社会对档案信息资源利用的需求。利用计算机辅助作用对档案资料的收集、整理、立卷、编研,是档案管理工作随着办公自动化和信息化的发展所必需的,要求档案管理人员及时将档案资料收集归档整理上架。不能仍停留在传统方式的纸质化管理状态,必须与当前数字化时代发展的要求相适应,要利用计算机进行档案立卷,目录检索,统计和借阅管理。

  二、当前档案载体类型已由过去单一的纸质档案发展为图片、音像、磁盘、光盘等多种载体档案。

  由于办公自动化加快了档案工作现代化的进程,电子文件、多媒体信息资料等新型载体的不断出现和利用,传统的纸质档案管理方式根本不能满足对这些新载体的那个单管理的需求,社会对档案信息的依赖程度越来越高,需求日益增长,这就更加需要档案信息跟上时代发展的步伐。传统的档案管理是手工将归档文件整理立卷后,通过分类整理、编目,装订成案卷,需要查阅时通过手写目录进行档案的检索。如果分类不科学、不到位、不精准就很难及时、准确地查找到所需要的档案材料。众所周知,档案管理的出发点和最终目的是为了更好地提供利用。而只有档案的信息化管理才能达到高效、快捷、灵活、多途径及时检索到所需档案资料。

  在信息化高速发展的今天,档案管理中必须要建立档案信息系统,充分利用网络资源来进行电子档案信息的收集、整理、保管和传输,将档案管理工作延伸到文件形式阶段,便于随时监控,变被动工作为主动工作,利用科学的档案管理方法和手段来提高档案信息管理水平和利用效率,需要查阅档案时可通过档案软件系统随时提供和查阅相关资料。

  三、通过计算机科学规范地对档案文件进行整理、录入、编目,盖归档章后将录入的归档文件目录拷盘、编号、装盒、上架。

  档案的信息化管理中数字化处理档案是实现档案信息管理现代化的基础,具体就是将传统的纸质档案转化为计算机能够识别、处理并存储的电子文件形式的过程。档案管理信息化的内涵包括:档案信息管理标准化、档案信息储存数字化和档案信息利用网络化。档案信息化管理必须具备以下几个方面:

  1.档案信息化管理必须具备的图像扫描技术是随着计算机技术处理档案信息出现的一种图像输入技术,是实现传统档案数字化转换的主要途径和手段,是通过扫描仪将各种档案图文、照片等资料经过一系列的光电转换,以点阵图像的方式扫描输入计算机,经过图像处理生成数字化图像文件,供计算机存储、显示处理,以满足现代化信息管理的需要。

  2.档案信息化管理必须具备图像压缩处理技术。通过扫描技术生成的档案图像文件格式的电子档案可以保持传统档案的格式、印鉴等历史原貌,但占用的空间很大,不易于检索,传输也相当的慢,所以必须采用数据压缩技术,节省空间,以便于实现实时、快速、有效地处理、传输和存储数据,进而科学有效地实现传统档案的信息管理现代化。

  3.档案信息化管理必须以目录管理为主,全文信息管理为辅,这样在很大程度上可以提高档案使用时检索效率。具体是将反映档案内容的基本属性,如标题、文号、文件责任者、日期等条目输入计算机中,从而达到使用计算机管理档案的目的。同时以目录管理为主可以更加灵活便捷地实现档案的著录、组卷、合卷、分卷、立卷、检索、借阅、统计、鉴定、打印等,让借阅人员能根据需要随时随地通过计算机网络查询、浏览和下载档案信息,达到快速、准确、高效调阅档案的目的。

  四、档案的信息化管理对档案管理人员也有更高的要求。

  档案管理人员不仅要能熟练操作计算机,掌握档案数字化处理技术,会准确规范地使用档案管理软件,还要有创新意识,摒弃不适应时代发展需要的传统档案管理模式,会熟练应用现代化信息管理手段,解决档案管理工作面临的各种问题和挑战,以先进的技术手段为社会进步和经济建设提供更广泛、更便捷的档案服务。

  档案的信息化管理需要利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质档案、声像等传媒介质档案和已经归档保存的电子档案系统组织成具有有序结构的档案信息数据库,对输入的档案信息进行整理、存储到数据库中,需要时在数据库中查找定位。在查找档案时通过档案管理人员专门编制的针对档案信息库进行检索的软件系统来检索,将存储在光盘中的档案信息借助电脑进行调阅,快捷地查询检索打印所需档案资料。

  总之,档案的信息化管理需要档案管理人员将归档文件目录输入计算机内,并及时拷贝软盘备份外,还要打印出一套手工检索目录以备用,做到档案内容信息化和管理程序化,以便需要时提供更为便捷、生动、丰富的档案信息化服务,切实提高档案科学管理和有效利用水平,是档案的鉴定、收集、保管、利用、编研等各项工作按规范化、科学化的规则运行,促进档案工作向更新更快的方向发展。

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