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最新档案学论文 交通档案管理信息化中存在的问题及对策解析

2018-12-06 10:23:32来源:组稿人论文网作者:婷婷

  【摘 要】:随着科技技术水平的不断发展进步,越来越多的新技术应用到交通系统中。文章介绍了交通档案管理信息化的意义,分析了交通档案管理信息化中存在的问题,提出了交通信息化档案管理的对策。

  【关键词】:交通档案;信息化;档案管理

  引言

  随着社会的发展,人们生活水平的提高,交通档案的数量越来越多,其管理难度也越来越大。如何采取有效的方法来管理交通档案已经是交通档案管理部门急需解决的问题。近年来,随着计算机技术、信息化技术以及计算机软件技术的发展进步,很多实用型软件应用到档案管理工作中,我国交通档案管理工作也逐步向信息化的方向发展。因此,交通档案管理信息化建设一种必然的趋势。

  一、交通档案管理信息化的意义

  交通档案管理信息化是指通过利用计算机网络、计算机信息化技术来管理交通系统中的资料和档案,从而方便档案的使用和查找,从而能够充分的发挥档案的作用。在交通档案管理工作中,实现管理档案的规范化、标准化、科学化是当前管理交通档案的重要工作内容之一。交通档案管理信息化涉及多方面的内容,主要包括硬件建设(基础设施的建设)、软件的开发(信息平台的建设)、收集电子档案、纸质资源电子化(信息资源的建设)、人才队伍的建设以及档案的标准建设和规范建设等。

  二、交通档案管理信息化中存在的问题

  1、硬件设施配套不到位

  交通档案管理信息化的前提条件需要有相应的硬件设施,然而目前我国很多地区的硬件设施没有达到这种水平,各类计算机设备、数字化设备严重缺乏,导致交通档案信息化管理无法实施,甚至在一些偏远地区对交通档案管理部门不够重视,导致这些地区的交通档案信息化管理水平和工作效率十分低。

  2、缺乏统一的软件

  当前我国的交通档案信息化管理工作还没有形成一套统一的管理体系,在交通信息的录用过程所用到的软件形式不同,导致录入格式各异,交通档案信息的共享性不强。经常会出现所用所用操作软件不兼容的问题,这就造成了交通档案管理的混乱和工作效率的低下。

  3、缺乏统一的规范

  当前我国交通档案信息化管理缺乏统一的规范,档案的日常管理也没有实现标准化。我国信息化技术起步相对较晚,在一些工作领域尚未建立完善的规范和管理体制,在交通档案信息化管理工作中也难免出现标准不统一,缺乏统一规范的问题。由于缺乏统一的规范和标准,各类交通信息档案分类不规律,各项数据参杂着,导致档案的查找困难,档案的利用率低。

  4、缺乏专业的管理人才

  目前我国普遍存在交通档案信息管理人员专业技术能力不足的问题,在传统管理方式向信息化管理模式的过渡过程中,一些档案管理人员没有及时跟上时代和技术发展的脚步,一些档案管理人员对软件应用不熟练,甚至对计算机的应用都不熟悉;由于交通档案信息化管理人才的缺乏,导致交通档案的信息化程度不高,同时也造成交通档案的准确性和真实性不高。

  三、交通信息化档案管理的对策

  1、引入专业的交通档案信息化管理硬件设备

  要想提高交通档案信息化的管理水平,首先必须提配备高性能的硬件设施,例如:性能良好的扫描仪、高配置的计算机、光盘刻录机器、互联网信息审核工具等现代化的办公设备,同时要熟悉这些硬件设施的使用方法,以免出现购置回来的硬件设施不会使用而造成资源的浪费。先进的办公设备以及硬件设施可以提高档案管理工作人员的办公效率和工作的准确性,有利于实现交通档案管理工作的自动化、智能化。在交通档案管理过程中,要充分利用先进的硬件设施来提高整个交通系统的管理水平。

  2、加强档案管理信息化人才队伍的培养

  要实现交通档案管理的信息化,光有先进的硬件设备是不够的,还必须要有专业的人才队伍。因此,相关领导要意识到专业人才在实现交通档案信息化管理的重要作用,其次,要定期组织相关讲座和培训,来提高档案管理人员的技术水平,从而不断壮大交通档案管理信息化人才的队伍。

  3、建立实用的交通档案信息网站

  交通档案管理部门可以在网上建设一个信息网站,在网站上以网页的形式为大众提供相关的服务和信息。广大群众可以在交通档案部门的网站上查找和咨询相关问题,档案管理人员可以在网站上进行档案信息的处理、归类和上传,这就是交通档案信息化管理的重要手段和标志。

  在交通档案信息化建设过程中,要把档案管理工作系统纳入企业的管理中,从而实现资源共享,提高档案管理的综合效益以及系统效益。在档案信息系统的选择时,要优先选择具备升级能力的档案管理系统,这对档案交通档案信息化管理非常重要。软件的应用不断适应了交通档案信息化发展的需求,在交通档案信息化建设中,各类档案管理软件发挥了重要的作用。

  4、提高交通档案信息的安全性,加快数字化档案馆建设

  在交通档案管理过程中,实现档案管理的信息化必须要建立有效的数据库,通过网络优化信息资源,利用扫描仪、计算机等硬件设备将纸质的档案信息转化为数字化的信息,并传输到数据库中。在数据库的使用、维护过程中要避免非法操作,确保数据库信息的安全,以免造成数字化档案信息的丢失。对于比较重要的信息可以采取加密措施,同时设置访问权限。对信息化系统要定期进行升级,确保系统运行的流畅和安全。

  5、实现档案资源的信息化管理

  交通档案管理信息化的前提条件就是档案信息资源的数字化,这也是保护交通档案原件的重要方式。档案资源的数字化是通过利用先进的技术和设备,把各种物质化的档案信息转变为数字化的信息,并按照一定的规律分类储存,并发布在互联网上,方便人们的查看,为档案的查找和利用以提供便利。

  结束语

  随着我国信息化技术的不断发展,信息化技术在交通档案管理中的应用也越来越成熟。科学技术水平的不断进步,以及人们对交通档案信息化管理的不断研究,我国的交通档案信息化管理系统势必将越来越完善,其发挥的作用也将是不可估量的。

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