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档案学论文 福建档案信息网建设浅析

2018-12-01 14:17:24来源:组稿人论文网作者:婷婷

  摘 要

  随着信息化水平的不断提高,档案工作也紧跟时代的脚步与时俱进。档案网站的建设作为档案信息化工作重要的构成部分,在国家政策的支持以及档案工作者的努力下,近年来也取得了很好的成绩。福建档案网站通过多年的探索在不断的改进中获得好评。笔者通过文献调研法、比较研究法以及网站调查法等方法对福建档案信息门户网站的建设背景以及基本情况进行深入的了解,发现其在网站设计、网上展览以及检索系统等方面的建设成效较为突出。但同时也存在着网站信息更新速度缓慢、数据库资源不丰富、缺乏无障碍功能以及网页链接设置不完善等一些问题。对此,笔者认为要完善档案网站建设,首先要提高档案工作者的服务意识,其次提高更新速度,不断完善网站档案信息资源等。

  关键词:档案网站;福建档案信息网;网站建设

  1 引言

  1.1 网 站

  网站虽然是由很多网页组合而成的,却并不是简略的网页罗列组合的,首先它是一个风格鲜明、内容完善的有机整体,是采用超链接的形式组成的。网站最开始指的是在因特网上面按照相关的规则,应用HTML等工具制造的用来展现有关网页特定内容的集合。简单来说,网站被人们当做成一种沟通的工具使用,能利用网站来发表本人想要公开的消息,亦或是利用网站来获取相关的网络服务。人们访问网站一般是通过网页浏览器的途径,来满足自己的信息需求或者是获得相关网络服务。判断一个网站的性能一般从网站的空间大小、位置、网速、软件配置、提供的服务等几方面综合的思量,而最直观的衡量标准便是网站的真实访问量。

  1.2 档案网站

  档案网站是政府和档案部门在互联网上建立的站点,其作为一个构成公共信息网络的站点,为用户提供相关信息和服务,换一句话说,档案网站就是政府和档案部门面向大众的一个联接的窗口,承担着着政务信息公开和为公众服务的重要责任。目前,基本所有的档案网站都是采用主页互动的方式进行档案服务。

  档案网站具有宣传的作用,它不会受到时间和空间上的制约,能够让公众更好的认识和了解档案工作,推进我国档案事业的迅速发展;档案网站具有服务的作用,它改变了传统的服务方式,公众只需通过在线查询就能获取档案信息资源,让档案服务变得更加快捷方便;此外它还具有交流的作用,档案网站为档案部门与公众以及档案部门与档案部门之间提供一个良好的交流平台,有利于档案工作的展开与档案信息资源的共享利用。

  1.3 国内外档案网站建设背景

  互联网起始于1969年的美国,发展到今天和我们每个人的生活都息息相关、不可分割,不愧是是信息技术的一次伟大的革命。根据最新的互联网络发展报告来看,截止到2015年12月为止,中国网民的数量已经高达6.88亿,互联网普及率为50.3%,相对于2014年增长了2.4个百分点,而报告结果也表明获取信息资源是人们上网的主要原因。档案信息网站便是根据人们查阅档案资源的需求应运而生的,它是指档案部门在公共信息服务网络平台上创立的站点,通常是以主页方式提供档案服务和开展档案宣传,公民不用到档案馆就可以查找需要到档案资料,同理档案馆际之间也能通过档案信息网站进行交流。

  上个世纪九十年代,欧美的一些档案学专家就意识到档案服务与互联网之间的关系,于是开始大规模地创建档案网站,由此开启了档案信息门户网站建设的高潮。1992年,美国出现了世界上第一家档案网站--Jefferson Digital Archives,它主要收藏了记录杰斐逊总统历史活动的文本信息,改观将馆藏档案按内容和时间进行了分类,拥有独立的检索系统,用户可以用关键词进行检索,是一个小型的、初级形态的数字档案馆;自2000年政府提出全国档案信息化建设任务的要求后,档案局开始研究档案信息化工作,做出了全面推进档案信息化建设战略部署,由此开始了我国档案信息化工作。我国档案局于2002年发布《全国档案信息化建设实施纲要》,并且开通了中国国家档案局网站,标志着档案信息化进入全面推进的阶段。

  “十一五”期间国家档案局制定的《档案事业发展“十一五”规划》中要求非常明确:“加强多形式多层次共享平台建设”,以档案网站建设为档案工作的重点,加快档案信息服务平台构建,最快速、便捷地为社会提供档案信息资源利用的渠道和服务途径。“十三五”规划提出要加速建设档案信息资源共享服务平台建设,实施国家数字档案资源融合共享服务工程,建立开放档案信息资源社会化共享服务平台,制定档案数据开放计划,拓宽档案网站和移动终端开展档案服务的的渠道。

  可见,档案网站作为一种新型的档案管理模式,它的产生和经济发展、信息技术的进步以及国家政策的支持与推动是密切相关的,同时它也代表着档案事业未来发展的方向。

  1.4 国内外档案网站建设现状

  我国各省市县(区)档案部门和机构基本上都建有自己的档案网站,网站数量上达到了一定的规模。根据中国人民大学“档案网站调查与测评项目组”对我国省级档案网站进行的三次测评结果比较,表明我国省级档案馆网站的发展水平整体上来说较高,网站在基本功能设置、档案信息资源的组织与展示、业务功能扩展、网站性能提升与外观设计等方面都有较为明显的进步与提升,但是纵观全国范围内的档案网建设,我们不难看出我国档案网发展水平存在着不平衡性,东部沿海以及华北地区的档案网发展水平要远远高于西部地区。全国省、市级档案局(馆)建立的400多家档案网站中,87.31%分布在东部,12.69%分布在西部;24.38%分布在北方,75.62%分布在南方;在百度指数中输入“档案”这一关键词,能够清晰的看出(图2-1),从2013年9月至2016年4月这段时间内,网友对“档案”搜索的地域主要集中在华北和华东地区。另一方面,我国县级档案网站的建设水平远远不如省级和市级;综合性档案馆的数量远多于专业档案馆。

  表1-1 2011、2015年省级档案馆综合排名(前十)

  2011年2015年排名网站得分网站得分1天津档案网80.75天津档案网82.872北京市档案信息网75.20浙江省档案网76.373辽宁档案信息网73.15北京市档案信息网75.334江苏省档案信息网73.15安徽档案信息网70.935江西省档案信息网72.25福建档案信息网70.876安徽档案信息网73.65江苏省档案信息网69.077吉林省档案信息网71.55上海档案信息网68.108上海档案信息网67.90辽宁档案信息网67.039湖北档案信息网66.25湖北档案信息网63.1010浙江省档案网64.80山东档案信息网62.57

  图  SEQ 图 \* ARABIC 1-1“档案”百度指数

  从世界范围看,国外档案网的发展相对于我国起步较早,也更趋成熟。无论是从网站内容的整体布局、信息更新速度、检索体系、档案资源还是网站信息的检索能力等方面,都能很好的满足用户需求。例如美国专门开发了档案信息导航系统、全国性档案目录数据库(ARC)和档案全文数据库(AAD),此外还可以在档案网站上购买书籍和礼品,打印照片等,这些都是紧扣用户的需求而提供的服务。笔者通过第三方网络流量统计机构Alexa网站2016年4月份的用户流量统计,挑选了几个国内外比较有代表性的档案信息网站进行比较,从排名差异可以反映出国内外档案网建设方面存在的差距:国外档案馆网站用户访问量远远高于我国的各档案网站,高利用率的背后必然与网站的服务性、便捷性等方面存在着联系。

  表1-2 部分档案网站Alexa全球综合排名

  档案网站名称全球综合排名美国国家档案馆10788英国国家档案馆18697加拿大国家档案95077澳大利亚国家档案馆119110中华人民共和国国家档案局784672福建省档案信息网1023518江苏省档案信息网1529134浙江档案网1549068上海档案信息网2426852山东档案信息网22637158

  2 福建档案信息网站建设

  2.1 基本情况简介

  福建档案信息网页面有棕、芥子、黄、红四种风格可供切换,提供英语和繁体两种阅读方式供选择以满足不同人群的使用需求。页面上主要设有档案政务、档案在线、网上办公、政策法规、档案业务、西岸风情、网上交互、市县档案网站、专题栏目以及学术广场这几大栏目。此外首页还提供站内关键词检索,“福建档案”微信的二维码,便民服务,历史上的今天,网页访问总量和本月及当日的访问情况等模块。

  档案政务主要介绍了福建档案局(馆)的基本情况、福建省档案工作综合信息以及政务公开等,包括档案馆简介、福建档案动态、政府事务公开和局长信箱。其中局馆介绍包含领导介绍、机构职责、入馆指南、党建之窗、八闽档案导航和机构编制等,闽档动态则是本省的档案相关新闻。

  档案在线主要包括馆藏介绍、共享平台、珍档赏析、网上展厅、编研成果、网上预约、史话趣闻以及抗战侨批等数字档案资源。共享平台由档案查询、专题档案、照片档案、视频档案和地市档案组成,网上展厅一共开有19个专题,网上预约栏目给出预约的指南以及预约查档和预约参观,史话趣闻中有16个图说档案专题和档案相关的图书推荐。

  网上办公主要是发布与档案工作有关的一些通知公告、科研申报等信息,以及单位内部信息报送的邮件填写页面,包括办事指南、公共服务、在线审批、通知公告、科研申报和信息报送。

  政策法规主要介绍档案工作的相关法规和标准--政策措施、法律法规、规范标准、行政执法,如中华人民共和国档案法、科学技术档案工作条例、福建省档案条例、福建省国家档案馆管理办法、福建省重大活动管理办法、福建省档案数字化工作安全管理保密规定等。

  档案业务主要涉及档案资料征集和公民捐档指南、公告、动态;档案职称申报的相关通知以及申报指南;档案业务指导以及学术动态、专题文库、网上课程培训等内容。

  西岸风情主要介绍了福建的基本省情、八闽风光、福建戏曲和非物质文化遗产、物产、八闽之子即福建名人等,极具福建地方特色,为旅客给出经典旅游线路以及旅游资讯,为全面了解福建当地人文历史、风景名胜提供了很多具有参考价值的资料。

  网上交互提供了在线问答、文件下载、馆长信箱、投诉建议、联系我们、问卷调查等一系列便民服务,需要咨询档案业务的网友可以在线寻求答案,也可对档案工作或者档案网站建设进行提出自己的观点和建议,同时也提供了腾讯微博“大闽记忆”的链接。

  市县档案网这一栏目以省档案网为中心站点,9个区市馆网为分站点,84个县级档案网站支站点的三级档案网站体系结构,提供各个分、支站点网站链接,按地区排列一目了然,便于用户查找使用。

  专题栏目主要有国际档案日和纪念抗日战争胜利70周年两大系列专题。其中国际档案日主题从2013年开始,记录了每年档案馆为庆祝国际档案日的举办的各种活动专题报道;纪念抗日战争胜利70周年专题主要包括了活动照片、3D展厅、档案讲坛和电子图书等内容。

  学术广场这一模块介绍了档案学会基本情况、工作动态、学术成果、档案期刊、海峡两岸档案工作及学术交流、教育培训信息以及咨询服务和会员登记,并提供期刊《福建档案》的电子版下载资源。

  2.2 福建档案信息网站建设的优点

  2.2.1 网站设计的特色性

  首先,网页以展开的画卷为表现形式呈现在用户的面前,网页顶端为一个画轴;然后,网页背景提供棕、芥子、黄、红四种风格切换,用户可根据自己的喜好选择背景的风格,下次在同一电脑进入该网站时会自动记住用户曾经选择的风格,而且这四种风格与以棕色为主调的网页都能很协调的搭配,这一特色的设计凸显出了网站的人性化设计;其次,网站版面的动态背景图展现了福建当地具有代表性的旅游风景区和名胜古迹(如图2-1),网站设计与当地特色融为一体能够让本地的用户在使用网站时倍感亲切,也能起到一个宣传本地旅游资源的作用。

  图2-1 福建网页动态背景图

  2.2.2 网上展览的丰富性

  举办网上数字档案展览是档案部门进行档案工作创新的一个新的重要举措,网上档案展览打破时空的限制,依据就是档案信息资源,利用信息技术,为公众创造一个立体饱满的情境,展示档案的生机与活力,让公众获得独特的体验。

  福建档案信息网的网上展厅一共有19个专题,主要是围绕档案史料开设的专题展览,展现特定的人物和事件,其中包括16个图片展厅和3个3D展厅,图片展厅一般有前言、展览主体以及结语三个部分组成,图文结合,图片清晰便于观看。3D展厅则是伴随着音乐与语音讲解开始的场景式的展览,用户可自行选择参观的路线,此外3d展览还提供电子版的材料,模拟真人翻书的效果,可高清晰放大电子书籍的内容。这种三维的展览模式从用户的视角出发,让人感觉身临其境。这种展览模式应取代传统的图文展览,成为今后档案展览发展的方向。

  此外值得一提的就是福建省档案信息共享平台。共享平台的内容与网上展览有交错的部分,该平台将档案分为开放档案、专题档案、网上展厅、档案视频和农业农村五个栏目,每个栏目又按照地区或者专题进行二次分类,并且提供多种检索服务,在每一类别的页面都设有访问量计数器。对于开放的档案,在档案题名下设有链接,用户可根据需要点击跳出弹窗,可浏览数字化的相关档案信息。

  2.2.3 检索方式的多样性

  Finding aids are an essential link between archives and research ,without finding aids,archives remain inactive,and researchers remain unaware of what collections really contain( 检索工具是连结档案与研究工作不可或缺的纽带,离开检索工具,档案始终处于休眠状态);档案网站能否提供高效的服务,完善的档案资源检索系统至关重要。福建档案信息网在首页提供了两个检索入口,分别是页面右上侧的福建省信息公开查询平台的关键词检索入口,和同侧下方的站内/互联网关键词检索入口。笔者分别在这两个入口输入关键词,网页都能较快的提交检索结果,在信息公开查询平台还支持高级检索,设有发布机构、信息名称、内容概述、索引号、文号、按日期排序和发文日期这几个高级检索项目,其中索引、文号和日期有给出填写示例以供参考;采用站内检索,检索出的结果会显示信息在网站的位置、作者、日期、点击率和评论数,在结果页面左侧还给出了网站用户检索的最新关键词和最热关键词;而选择互联网检索方式,输入检索词后会跳转到百度搜索结果页面。在公共档案信息共享平台中不仅支持时间、题名和责任者检索,还能进行二次检索,除此之外还提供图片和视频检索;在开放档案馆和网上展厅中可以选择档案馆进行检索,在专题档案中有44个专题目录列表可供选择,提高检索的速度和准确性。

  3 福建档案信息网建设存在的不足

  3.1 网站信息更新缓慢

  经常性的更新更够使发展发挥更大的效用,反之网站则会失去对用户的吸引力,各档案都将信息发布和档案公布最为一项重要的服务项目,在首页设置新闻动态等栏目的目的就是让公众能及时获悉最新消息。从该档案网站看,档案政务中的本省信息最后更新时间为2016年5月9号,距离上一次更新时间2016年01月27日已有三个月之久,图片新闻最近两次的更新时间相隔也有半年,网上展厅最新一个专题“(3D)流年似水全景”也是去年8月份更新的,信息更新周期长,信息严重滞后,影响档案信息服务质量。

  3.2 数据库资源不丰富

  国外档案网站建设都非常看重数据库资源,其中美国的档案数据库已有超过1TB的电子文件,英国有超过1亿多份资料和2200TB的在线共享数字档案资源,澳大利亚的文件和照片检索数据库容量更是高达1.7万TB。此外在数据库类型方面,新加坡的档案数据库类型非常丰富,包括照片、口述历史、音像、演讲稿、地图建筑、海报、私人和政府文件等。

  在福建档案信息网发布的信息中,关于经济、社会、文化的档案信息较少,党务政务相关信息占据大多数;虽然档案内容形式也涉及音频、视频、动画等,但是文本和图片信息仍然占据主导地位,网站的信息表现形式较为单一;开放档案中,仅提供档案和题名,只有少数能进行全文阅读。档案资源匮乏无法满足用户的需求。

  3.3 网站缺乏无障碍功能

  信息无障碍是指利用信息技术手段使所有人平等地、方便地、无障碍地获取信息资源,进而消除或减少弱势人群在信息获取和接受过程中的阻碍;在信息时代,信息无障碍非常被赋予了非常重要的意义,它能让特殊群体公平的获取社会资源,也能体现档案网站的服务性。档案网站是公益性的服务机构,为特殊人群提供无障碍服务是义不容辞的义务。五年前国务院办公室公布的《无障碍环境建设条例(征求意见稿)》要求政府及其部门发布重要或紧急政务信息时,应给出文字提醒、手语等无障碍信息交流服务,设区的市级之上的人民政府网站、重大文化体育活动网站、政府公益活动网站、为残疾人提供服务的公共服务机构的互联网站,应当逐步达到无障碍网站设计标准。福建省政府门户网站有提供无障碍信息服务,而福建档案信息网作为政务网站的一部分,并没有开始运用这一功能。

  3.4 网页链接设置不完善

  档案网站的部分网页链接设置还不完善,有许多无效链接和链接漏洞。例如点击专题档案这一栏目,进去后显示的是“栏目正在紧张建设中,敬请关注”,遇到这种情况我们通常会认为网页未开发,然而事实并非如此,在页面的左侧栏目导航里,设有“馆藏族谱”、“黄埔军校闽籍同学录”两个专题,而这两个专题是有内容的;另外,链接标题与网页内容不一致,网上展厅7--福建抗战纪实,点击“前言”这个链接,出现的是展厅的第一部分内容,只有点击展厅7的标题才能看到前言的内容,网页内容出现“错位”。出现诸如此类的问题都是因为在网站建设的过程中相关人员把关不严造成的。

  4 改进福建档案信息网站的对策

  4.1 提高档案工作者的服务意识

  改进档案网建设的首先最重要是人,也就是档案工作者。档案工作者首先要清楚档案工作的性质,要能够热爱这份工作,这样才能真城的提供档案服务,做好档案工作;其次,档案工作者要勇于打破传统的档案工作形式,走进群众聆听群众的心声,认真领会网站用户的需求,将用户真正需要的、对他们有用的档案信息纳入档案信息数据库中,做到以用户为中心;此外,要多做一些用户调研,在此基础上对档案网页设置和信息内容进行整改,做到满足用户各种需求,不仅要让他们在浏览网页时能够获得最舒心的体验,也应让他们能最大限度的获取和利用档案资源。只有提高档案工作者的服务意识,档案网站建设才能更进一步。

  4.2 提升网站的更新速度

  网站内容能否及时更新不但可以体现该网站发展水平高低,还能看出档案部门对网站建设是否重视。要提高档案信息的更新速度,就要派专门的工作人员来负责网站内容的更新以及网站的维护工作,争取第一时间为用户提供档案信息。为此,档案部门应根据具体的工作情况确定更新的周期,并能及时发布最新的馆藏信息和用户通知,例如美国档案馆主页更新周期一般为十天,网页内容更新之后不但有最新信息和公告,还保留了之前发布的信息可以检索;提升更新速度的同时也要注重工作效率,因此工作人员要定时检查网站栏目或者链接与网页内容是否匹配,以规避出现内容错位或者空白等情况。

  4.3 丰富档案数据库资源

  丰富网站的数据库资源,就需要做好馆藏档案资源的数字化工作,馆藏档案的数字化量直接关系到档案档案网站数据库资源的丰富程度。因此,要重视档案的数字化工作,增强档案数据库建设的力度。在关注档案数据库数量多少的同时,也要保证提升数据库资源的质量,将重复的或者已经不具备档案利用价值的信息予以适当删除,重点开发有利用价值的档案。各地区应打破空间限制,加强档案工作的交流合作,构建一个全国性的公共档案信息资源共享平台,实现网络档案资源的实时共享,提升档案服务能力。最后,还应丰富数据库信息的类型,不要千篇一律的都是文字和图片信息,要多丰富一些关于音频、视频等多媒体档案资源,适应用户多样化的档案需求,增加网站的魅力和访问量。

  4.4 加强建设信息无障碍服务功能

  档案网站既然是一个服务性的平台,就要深刻地认识到特殊群体对于档案信息的特殊性需求,并应该积极主动的为他们提供公平而优质的档案服务,这就需要档案部门建立一个无障碍信息服务系统,经过技术处理,网站适用于忙用读屏软件;采用网站自动发声技术,提供语音版网站;提供网站浏览辅助工具,适用于视力有障碍的人群、认知有障碍的残疾人和老年人,档案部门可借鉴相关政府网站的设计,针对特殊人群的特殊需求开发一个无障碍网站界面,将相关的档案信息主动的推送给他们,将服务方式化被动为主动,为特殊群体利用档案信息资源创造出有力的条件,使档案的服务价值最大化。

  5 结语

  档案网站作为政务网站的一部分,是档案信息化成果的展示平台,承担着为社会公众提供档案服务的重要作用,它的发展对于档案事业的发展有着深远的影响。福建信息档案网站自成立以来,在不断改进与发展中扮演着为人民服务的角色,在网站设计、网上展览和检索系统等多方面做的成绩可圈可点,但是也存在信息更新慢、档案信息资源不丰富、网站缺乏无障碍功能和网页链接设置不合理等问题,但只要档案工作者心系档案工作,必定缩短档案网站的更新周期,丰富档案数据库资源,强化和完善档案网站各方面的服务功能。随着信息化进程的加深,我们也有理由相信不只是福建省档案信息网甚至是我国的档案网站建设会不断进步和完善,达到世界一流水平。

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